Il Comune deve respingere la richiesta di ostensione completa, tramite l’istituto dell’accesso civico, degli atti di valutazione dei dirigenti comunali.
Lo ha chiarito il Garante della privacy con il parere n. 147 del 29 luglio 2020.
Al riguardo, giova infatti rammentare che, ai sensi della normativa di settore, «chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (artt. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).
Va evidenziato, tuttavia, che il citato art. 5-bis prevede che l’accesso civico debba essere rifiutato, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (comma 2, lett. a). Per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» e si considera “identificabile” «la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD).
Ciò premesso, occorre aver presente che tra le valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono) tramite l’istituto dell’accesso civico deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.
Inoltre, è necessario rispettare, in ogni caso, i principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c).
Con particolare riferimento al caso in esame, occorre infine ricordare che la normativa statale in materia di trasparenza già prevede specifici obblighi di pubblicazione sui siti web istituzionali delle pubbliche amministrazioni di dati e informazioni inerenti all’«organizzazione» e all’«attività delle pubbliche amministrazioni», sancendo, fra l’altro, la pubblicità degli emolumenti complessivamente percepiti a carico della finanza pubblica da parte dei dirigenti e dei dati relativi alla valutazione della performance e alla distribuzione dei premi (cfr. artt. 14, comma 1-ter e 20 del d. lgs. n. 33/2013).
In tale quadro, si ritiene che, fermo restando i predetti obblighi di pubblicazione, il Comune istante – ai sensi della normativa vigente e delle richiamate indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, conformemente ai precedenti orientamenti di questa Autorità – abbia correttamente respinto l’accesso civico alla «copia delle schede di valutazione compilate dal Sindaco nell’anno 2019, relative ai comportamenti organizzativi dei Dirigenti/Direttori per l’anno 2018».
Ciò in quanto la relativa ostensione, anche considerando il particolare regime di pubblicità dei dati e delle informazioni ricevute tramite l’istituto dell’accesso civico (cfr. art. 3, comma 1, d. lgs. n. 33/2013), potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei dirigenti controinteressati, arrecando a questi ultimi proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.
Infatti, tenuto conto della tipologia e della natura dei dati e delle informazioni personali, anche di dettaglio, contenute nelle schede di valutazione riferite ai singoli dirigenti del Comune, un eventuale accoglimento dell’accesso civico potrebbe determinare ripercussioni negative sul piano professionale, personale, sociale e relazionale, sia all’interno che all’esterno dell’ambiente lavorativo di questi ultimi; esponendoli a possibili difficoltà relazionali con i colleghi di lavoro e creando potenziali pregiudizi da parte degli utenti esterni con cui potrebbero venire a contatto nell´esercizio delle loro funzioni. Bisogna, inoltre, tener conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità dei controinteressati in relazione al trattamento dei propri dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dal Comune, nonché della non prevedibilità, al momento della raccolta dei dati, delle conseguenze derivanti dalla eventuale conoscibilità da parte di chiunque dei dati richiesti tramite l’accesso civico (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).
Resta, in ogni caso, ferma la possibilità che i dati personali per i quali sia stato negato l’accesso civico possano essere resi ostensibili, laddove il soggetto istante, riformulando eventualmente l’istanza ai sensi della diversa disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990), motivi nella richiesta l’esistenza di un interesse “qualificato” e l’amministrazione ritenga sussistere, alla luce di quanto riportato dal soggetto istante, «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso» che possa per altro verso consentire l’ostensione della documentazione richiesta.
